El verdadero significado de encontrar un proveedor confiable.

En cada intercambio, asesoría o consultas con prospectos y clientes, incluso, con algunos colegas, la palabra de orden para comenzar una relación comercial con un proveedor en China es -que sea confiable-......... y siempre aprovecho la oportunidad para hacerles la misma pregunta: ¿qué quieres decir?.

Invariablemente la respuesta es: -que no sea falso-. Pero yo intencionalmente necesito saber más y les vuelvo a preguntar: -¿qué significa que no sea falso?-......y es entonces cuando me comentan que necesitan que el proveedor exista y que su inversión, es decir, el pago por los productos esté garantizada. Necesitan recibir el producto correcto por el pago recibido y no perder el dinero ni ser estafados.

Es cierto, muy cierto, que esa es la base para encontrar proveedores en China. Ese es el instinto de sobre-vivencia que todos tenemos. Necesitamos no ser engañados por un supuesto proveedor. Sin embargo, encontrar un proveedor confiable tiene un significado mucho más profundo si realmente quieres obtener el producto correcto y que tu inversión cumpla tus propósitos.

5 SEÑALES PARA DEFINIR LA CONFIABILIDAD DE UN PROVEEDOR.

Ya comentamos que como principio el proveedor debe existir y debe garantizar que nuestros pagos y productos estén seguros. Pero contrariamente a lo que imaginas esa es la parte más fácil de garantizar.

Si estas en una feria comercial tú mismo puedes verificar al proveedor, puedes intercambiar con él y visitar sus instalaciones. Si estas de recorrido por China con visitar sus instalaciones y sentarte cara a cara das ese paso de confiabilidad que necesitas y si estas localizándolos y contactándolos on-line puedes contratar una auditoria de fabricante. De igual forma, siempre una auditoria de fabricante te sacará de cualquier duda independientemente de la forma en que encontraste al proveedor.

Con ello ya tienes el primer paso ganado. El proveedor existe, es legal, tiene los permisos de exportación y tiene producciones con otros clientes pero debes atender un grupo de señales adicionales que determinan su verdadera confiabilidad y lo bueno del caso es que tendrás conocimientos de ellas antes de decidir tu compra y tu inversión.

• Intercambio de información fluido y abierto.
El primer paso una vez contactado un proveedor es intercambiar informaciones. Más bien, es solicitarle cuanta información necesites del producto, de sus lineas, de sus exportaciones y de las opciones que tiene para cumplir tus requerimientos y especificaciones y recibir abierta y creíble cada respuesta, con rapidez y claridad. No necesitas ser experto para darte cuenta que una información no está fluyendo o se encuentra a medias. Si detectas que las informaciones preliminares no fluyen con el proveedor o no son creíbles, considera remplazarlo. La relación futura con el proveedor y tu producto serán el reflejo de la calidad de las informaciones intercambiadas.

• La cotización lo aclara todo.
Un elemento que debes tener bien presente para calificar al proveedor es la cotización. Las cotizaciones son una fuente oculta de informaciones. Interpretar una buena cotización te deja sin dudas. En ellas tendrás los datos del fabricante que puedes verificar fácilmente, las especificaciones del producto, las condiciones de compra y hasta sus datos bancarios que puedes cruzar con su registro para fortalecer la confianza en él. Recibir cotizaciones vagas, sin formato, incompletas y que te generen dudas en vez de respuestas es una señal para no considerar al proveedor como una opción confiable. La relación futura con el proveedor y tu producto serán el reflejo de la calidad de la cotización.

• La muestra para evaluación es el reflejo de tu producto.
Este es un punto de inflexión o de despegue en la toma de decisiones para trabajar o no con un proveedor. Obtener una muestra del posible producto a fabricar/importar y recibirla correctamente, sin trabas y demoras es determinante. Considera remplazar al proveedor que no preste atención a tu muestra, la envíe con errores o con fallas estructurales y de funcionamiento. Recuerda que la muestra se convertirá en tu producto final.

• Sin dudas con las cuentas bancarias y los pagos.
A la hora de contratar la producción tendrás acceso a los datos bancarios del proveedor. Ya desde la cotización es posible que lo puedas verificar. Cualquier incongruencia que exista, sobre todo con el nombre de la cuenta y la ubicación de su banco, debes aclararlo de inmediato. Si el proveedor se llama Juan y radica en China, su cuenta bancaria no se puede llamar Pedro y su banco estar ubicado en Hawái. Si la respuesta no aclara tus dudas considera de inmediato remplazar al proveedor.

• El proveedor abierto a las inspecciones de producción.
Por último, independientemente que deba estar recogido en el contrato de producción, debes intercambiar con el proveedor su disponibilidad a recibir inspecciones de producción y pre embarque de terceras compañías. De seguro lo aceptará. Las inspecciones forman parte del abc productivo pero si fuera el caso y observas trabas y esquivas en este punto considera remplazar al proveedor. No existen justificaciones racionales para evitar o rechazar las inspecciones.

En resumen.
El verdadero significado de encontrar y trabajar con un proveedor confiable no se limita al hecho de su existencia física y legal sino a la generación de confianza que él debe impregnarte para que tú te decidas por él. Construir la confianza con el proveedor significa construir la seguridad de tu mercancía y para ello debes advertir todos los detalles que te brindan los intercambios de información, las cotizaciones, las muestras de evaluación, sus datos bancarios y su actitud ante la posibilidad de recibir inspecciones de producción.

Cada señal puedes valorarla con más o menos flexibilidad. Todo depende de cómo conozcas al proveedor, cómo llegaste a él, si tienes interacciones previas o no, si lo has podido visitar e intercambiar cara a cara pero donde sí te recomiendo poca flexibilidad es cuando lo localizas on-line y tus relaciones e intercambios con él son solo detrás de un PC. En tal caso cero flexibilidad es una buena opción.

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