Consejos para hacer negocios con proveedores y empresas chinas

Hace varios años que me especializo en hacer negocios con China, contactar proveedores, visitar ferias, hacer negociaciones de contratos y demás consultorías. Como en todo rubro hay miles de historias y anécdotas que cada uno debe saber a la hora de hacer negocios con el gigante asiático. Este artículo es para contarles mis experiencias  y dar una serie de recomendaciones para que, a la hora de hacer negocios con empresas chinas, tengamos una comunicación fluida y también logremos hacernos entender.
 

1. Aprender mejor sobre la cultura y las tradiciones

Si, seguro todos los libros y manuales de negocios nos indican esto, pero me gustaría poner atención en lo mucho que la cultura y tradiciones influyen en nuestro trato cotidiano con los proveedores y empresas. Saber qué cosas son importantes y significativas para nuestro socio chino es crucial, de esta manera podemos llegar a ganarnos su simpatía y estar en ventaja comparativa con respecto a otro comprador/competidor de occidente. Saber que les gusta y que les parece de buena suerte o no, es un beneficio para la imagen empresarial y personal de cada uno, además podemos aprender lo interesante que puede ser esta cultura milenaria. Siempre recomiendo tener la mente abierta y entender el porqué de todo, aunque nos parezca de otro mundo o totalmente irracional.
 

2. Conocer el idioma

No es fácil aprender chino y tener un nivel fluido para entablar una discusión sobre precios, calidad y tiempos de entrega, pero si uno realmente quiere obtener los mejores beneficios y hacerse entender de la mejor manera, saber chino es crucial. Muchas veces por hablar en chino durante una negociación, pude lograr muchas cosas, que hablando en ingles no pudieron conseguirlas mis compañeros. En el caso de no estar en condiciones de hablar el idioma, no hay que desesperarse, no es un requisito excluyente aconsejo ver el punto 3.
 

3. Redacciones de emails

Es muy probable que todos los acuerdos y negociaciones que se hagan con China sean a través de emails y algunos llamados telefónicos. La mayoría de las empresas que tienen un departamento de ventas o negocios internacionales cuentan con personal que habla inglés, para que no haya confusiones en la redacción de mails, recomiendo ir directo al grano, sin preámbulos complicados ni explicaciones extensas, siempre manteniendo las buenas formas pero siendo concreto y directo.
Ayuda muchísimo a la contra parte china, dar un listado de ítems a la ahora de realizar o plantear dudas que se tengan enumeradas, es mucho más claro y directo que hacer toda una redacción extensa de un problema, sobre todo, omitir hacer comentarios para que “lean entre líneas” pueden crear confusión y generar más conflictos. Directo al grano, concreto, sencillo, sin palabras complicadas y sin abreviaciones extrañas, tratando de explicar terminologías específicas o siglas con más de un significado. Siempre es bueno empezar los emails haciendo referencia a la persona que nos escribió (Dear Sunny, Dear Sven, etc, etc.) no solo por formalidad sino que a todos nos gusta sentirnos identificados y que nos tienen en consideración. Hay que recordar, que muchas páginas web, no se pueden abrir en China y si compartimos archivos desde Google drive o Dropbox en estas plataformas no se podrán ver salvo que se cuente con un VPN o proxy.
 

 4. Giros bancarios

Llega la hora de hacer el pago para la orden que tenemos definida y es muy importante que revisemos y confirmemos la cuenta bancaria donde iremos a hacer el deposito. Las estafas con cuentas dobles o ex empleados que simulan cuentas de las empresas son muy comunes en este ámbito. Una vez que el dinero llega a china y el destinatario no es el correcto es muy difícil rastrear y probar todo, mucho más si el comprador está en la otra parte del mundo y no tiene ningún agente o contacto en China. Para evitar esto, lo primero que hay hacer es asegurarse que el nombre del beneficiario de la cuenta coincida con el nombre de la empresa, si no es así, es probable que las ventas las hagan a través de una empresa de importaciones y exportaciones, hay que asegurarnos que ambas están conectadas y tienen alguna relación comercial, nos pueden enviar una carta o escrito sellado por ambas empresas para nuestra tranquilidad. Luego de corroborar la cuenta, se puede hacer un pequeño pago de anticipo para confirmar que el dinero llega a quien nos vende y no hubo alguna estafa, por ultimo siempre revisar que no haya habido algún cambio repentino de cuenta para hacer el depósito y no nos hayan avisado formalmente, muchos sistemas de las empresas suelen ser hackeados y nos informan de nuevas cuentas bancarias para recibir pagos que no lo son.
 

5. Fotografías de productos, muestras y diseño de logos y etiquetas.

Cuando se hace una orden grande de productos, se suelen tener requisitos gubernamentales de etiquetados y diseños. Es muy importante que previo a la producción, dejemos en claro todos los requisitos que necesitan cumplir los productos de la orden, muchas veces mandar fotos ejemplificativas ayudan mucho para hacernos entender y que el vendedor no tenga ningún tipo de dudas. Si vamos a diseñar etiquetas por nuestra cuenta, asegurarnos que son en un formato común como .pdf o .jpg y que el destinatario pueda abrirlas y verlas sin problemas en la computadora, hay archivos específicos de etiquetas para diseño que también pueden ser útiles y no está de más consultar al proveedor si los usan. En el caso de dejar el etiquetado en manos del proveedor es bueno pedir muestras digitales de como quedara la etiqueta final antes de dar el OK definitivo para imprimirlas, es parte de la negociación y nunca está de más evacuar todo tipo de dudas para que, a la hora de recibir la orden, no nos llevemos un disgusto. Muchas veces se puede pedir que a un producto que tengan en stock se lo prepare de acuerdo a nuestros requerimientos, esto nos permitirá que manden fotos o videos de como será el producto final y si es necesario cambiar algo previo a la producción. En el caso que no estemos seguros del diseño, calidad o si cumplirán o no nuestros requisitos, es aconsejable hacer una pequeña compra de muestra y con el producto en mano poder hacer más cambios o asegurarnos que es lo que se necesita.
 

6. Documentación a tramitar.

Depende la legislación de cada país, el tipo de documentación a presentar a la hora de hacer una importación o exportación. Muchas veces esta documentación tiene que hacerla el proveedor o  los agentes de logística o el gobierno chino o las embajadas de cada país. Es bueno asesorarse y conocer exactamente todos y cada uno de los documentos a presentar a la hora de recibir la orden y saber que debe preparar cada una de las partes del proceso. Las empresas con experiencia en el comercio internacional y con clientes en nuestros países, pueden asesorarnos o guiarnos sobre esto, pero si somos un cliente nuevo, es necesario aclarar todo antes de tener problemas. Se suelen pedir ¨drafts¨ de los documentos a presentar y allí podremos comprobar que están redactados correctamente y que cuentan con toda la información necesaria y requerida por las autoridades.
 

 7. Acuerdos de distribución exclusiva


Luego de tener una relación de años con un mismo proveedor es común que se trate de redactar un acuerdo de distribución en exclusiva. En el día a día, hay miles de experiencias sobre formalidad y legalidad, no es lo mismo un acuerdo entre dos multinacionales o empresas grandes a un acuerdo simple de empresas pequeñas y medianas. Hay proveedores que respetan fielmente estos acuerdos y si se presenta otro comprador, lo derivaban a quien corresponda, para otros, es solo un papel sin valor alguno y lo único que les importa es vender, vender y vender, incluso habiendo contratos a largo plazo. Parte del análisis que cada empresa debe hacer de sus proveedores, es ver, cuál es formal y serio a la hora de hacer negocios, y cual es más amateur o aún le falta experiencia. Siempre es bueno, antes de firmar algún convenio, acuerdo o memorando, hacer una visita a la empresa, conocer sus instalaciones, hablar con directivos o dueños y entender que busca cada uno o como se puede cooperar entre ambas partes. Nunca está de más, de acuerdo al presupuesto de cada empresa, contactar estudios de abogados en China que nos asesoren sobre cómo hacer una redacción correcta de acuerdo a las leyes y costumbres, idiomas a utilizar, clausulas obligatorias, certificaciones, etc.

Hay miles de consejos más para comentar y seguro cada uno tiene algo para decir, dejen sus comentarios y consultas en los mensajes y espero que estos simples consejos sean el inicio de sus fructíferos negocios! 

 

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Etiquetas: Empresas China, Estrategia, Export/Import, Negocios, china, comercio internacional, consejos, p5, proveedores

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