Escribiendo una carta de reclamación en mandarín

Lamentablemente hace poco cayó en mis manos la traducción de una carta de reclamo a una empresa china, lo lamentable no fue tener trabajo(eso siempre es bueno) si no las peripecias de mi cliente para poder explicar la situación en la que se encontraba, si desarrollar un tema  en nuestro idioma nativo es difícil, imagínense hacerlo en chino. En el caso de este cliente había escogido una pequeña fábrica china la cual no contaba ni siquiera con página web, se imaginarán su desespero pues la única forma de poder transmitirle sus inquietudes a  la fábrica era en mandarín.  Acá les comparto de forma resumida la esctructura que debe seguir una carta formal de reclamación.

1-  Lo primero que debe escribirse es el tema o asunto de la carta, en este caso será “Carta de reclamación”  “索赔函”

2- A continuación deben escribir el nombre de la persona o empresa  a la que va dirigida la carta, preferiblemente si es una persona debe agregarse su puesto dentro de la compañía. Sin importar  la severidad del problema,  es correcto y educado agregar un saludo siempre. Ej:

王经理：

您好！

3- Luego comienza el cuerpo de la carta, por formalidad se deben dejar 2 espacios delante de cada párrafo. Lo primero que se debe hacer es explicar las razones del reclamo. A continuación algunas posibles razones:

-质量不符合合同的标准- La calidad no corresponde con lo estipulado en el contrato

– 数量短缺-  Mercancía faltante

– 包装不完善-  Embalaje dañado

– 运输拖欠-  Transporte sin pagar

– 产品变质- Alteración de la calidad del producto ( se refiere normalmente a productos alimenticios que se vencen o se echan a perder)

Es recomendable ser lo más específico posible en el cuerpo de la carta, explicar con datos consisos, dar fechas de salida, de llegada, peso de la carga, problema detectado, código del contenedor o el producto,  etc.  Si tuvieran a mano algún documento oficial(contrato de compraventa, contrato de garantía, carta de intención etc)  que demuestre lo aseverado podría adjuntarse como  comprobante.

4- Esta será probablemente la parte más importante de la carta, en la misma se debe explicar una posible solución al problema planteado, ya sea mediante una compensasión monetaria  u otra medida. Si dicha medida estuviera estipulada en el contrato o en la garantía del producto mucho mejor, solo se debe informar al vendedor que se tomarán las medidas que se encuentran en la sección X del documento X.

5- Se finalizará con una despedida formal, por supuesto no serán besos y abrazos después de haber reclamado por falencias en un producto. Despedidas formales y neutras podrían ser:

此致 (Sin más…)

敬礼 ( Respetables saludos)

请协助核准处理 ( Le pido su encarecida ayuda para resolver este asunto)

6- Finalmente y en otra línea debe escribirse el nombre completo del remitente y dejando un espacio se escribirá la fecha y lugar donde se emite la carta,  siguiendo el formato siguiente:

Lic. Juan Pérez

2014年4月10日, 巴塞罗那

A continuación un ejemplo de una corta carta de reclamación por concepto de pérdida de la mercadería :

“索赔航”

   张律师：

   您好！

      我公司于 2014年 1月 30日在北京寄一货物到目的地巴塞罗那，寄递方式中国航空，单号123，重量45KG，货物已确认丢失；

       货物原申报价值2000元，保价2500元，现要求贵司退还原实际运费，并按贵司公布标准申请货物赔偿2500元，共计2500 元。

请协助核准处理！

                          Ingeniera María Suárez

2014年4月10日， 巴塞罗那

Otros puntos importantes:

– Se debe utilizar una fuente clara y legible, una de mis favoritas es 汉鼎简中楷, para descargar estas fuentes haz clic aquí

– La forma es muy importante, se debe dejar un espaciado prudente entre cada reglón, recomendado dejar 1.5

– Utilizar siempre la opción “Justificar” de Word para darle al párrafo un aspecto más uniforme

– No es recomendable agregar colores, resaltador, emoticones ni ningún elemento que no corresponda a una carta formal.

Ojalá nunca tengan que reclamar por nada, pero si lo deben hacer, espero haberles servido de ayuda.