El papel de los agentes, los traders y los gestores en las producciones. Parte l

Los agentes.

Al intentar importar/fabricar desde China nos podemos encontrar con diferentes figuras que debemos saber identificar y conocer su papel, no solo para evitar negociar con ellos si no son de nuestro interés sino también para utilizarlos si fuera necesario en pos de nuestros objetivos.

Estas figuras aparecen entrelazadas con fabricantes y distribuidores en ferias comerciales, webs de proveedores y hasta pueden ser presentadas por proveedores que tengamos ya en nuestro banco con los que hemos o hacemos contrataciones. Me refiero a los AGENTES, los TRADERS y los GESTORES. Conocer sus características y funciones nos permiten poder definir desde un inicio: uno, identificarlos, y dos, determinar si necesitamos utilizarlos o no.

No puedo recomendar…»vamos a utilizar esta opción»…….o »jamás utilicemos esta opción»……Son figuras que existen hace mucho tiempo y cada uno cumple un papel determinado. Sin ventajas o desventajas a detallar, muchos importadores las utilizan, en ocasiones conscientemente y en otras no. Eres tú quien debe determinar que opción es más conveniente para tus necesidades y para ello debes conocerlas. Eres tú quien puede precisar las ventajas y desventajas en cada caso.

EL AGENTE:

Básicamente son personas que radican en China. No necesariamente tienen que ser un natural Chino aunque lo son en su mayoría. También puedes encontrar algunos foráneos que realizan esta función para varias empresas. Puede ser cualquier individuo que se mueva por todo el territorio nacional. Pero es requisito que esté presente en China pues su principal función es representarnos y controlar nuestros intereses productivos ante proveedores y fabricantes.

Es común utilizar el término »agente» para clasificar a cualquier intermediario en los procesos de producción pero en esta serie de artículos veremos las diferencias entre las funciones de estas figuras que nos permite identificarlos por separado.

Un agente puede localizar fábricas y proveedores, visitarlos, auditarlos, testear el producto, revisar las producciones y los embarques en sus diferentes etapas, destrabar situaciones y hasta representarnos físicamente (no legalmente) ante cualquier discrepancia o intercambios con los productores.

Las funciones del agente se las asignamos nosotros. Estas funciones también pueden ser realizadas por compañías especializadas por lo que debemos controlar y valorar muy bien sus funciones y honorarios para utilizarlos si realmente lo necesitamos.

A diferencia de las compañías especializadas, como lo son las compañías de inspección, si el agente es confiable, podemos obtener resultados más profundos en sus interacciones cara a cara y permanentemente con los fabricantes. Podemos incluso asignarle tareas de supervisión más al detalle.

En contra tenemos precisamente su confiabilidad cuando se trata de un nacional. Al estar interactuando más profundamente con nuestros proveedores y conociendo como funciona en China el concepto »comisión», corremos el riesgo de que nos oculte, manipule o condicione a conveniencia informaciones vitales en contubernio con los fabricantes. Esa es la razón por la que no recomiendo utilizar en funciones de agentes a personas que no conozcamos previamente a no ser un foráneo en China. Nada de contactar agentes por la web.

El mayor beneficio que podemos sacar de un agente es cuando dominamos muy bien el producto y las producciones y lo convertimos solamente en nuestros ojos en China. Solo eso: No habla, no piensa y no decide, es solo nuestros ojos cumpliendo instrucciones y nosotros revisando el resultado. Parece cruda la sentencia pero ese es el papel que debe jugar si queremos obtener un verdadero beneficio en bien de nuestro producto o importación.

El papel del agente no debe terminar cuando se produce el embarque. Debemos mantenerlo activo como puente para cualquier reclamación futura sobre el comportamiento del producto, errores en su documentación, envío de suministros adicionales y un sin número de situaciones que se nos pueden presentar pos producción.

¿COMO IDENTIFICARLOS?

Los agentes son los menos agresivos y solapados. Por lo general se presentan como tal ofreciéndote sus servicios en Ferias y Parques Industriales. También los puedes encontrar prestando servicios en web pero como te comente anteriormente, a no ser que sean extranjeros, no se recomienda contactarlos por esa vía. La principal característica que tienen para identificarlos es que no ofrecen productos.

¿QUE REQUISITOS DEBE CUMPLIR UN AGENTE?

•Confiable.

•Debe dominar el o los productos a fabricar o importar.

•Debe tener habilidades organizativas como pueden ser la confección de informes, el uso correcto de los emails y el intercambio permanente con su contratista.

¿CUANDO UTILIZAMOS UN AGENTE?

•Cuando necesitemos controlar de cerca producto-producción-proveedor más allá de lo que una compañía especializada ofrezca.

•Cuando tengamos varias producciones o importaciones diversificadas con volúmenes de medios a altos.

•Cuando nuestros recursos son limitados y los honorarios del servicio de una compañía especializada para dar seguimiento continuo a nuestros intereses son impagables o afecten en demasía el costo del producto.

•Cuando tenemos dominio del producto y las producciones como para detallar todo lo que necesitamos saber y controlar y tomar nuestras propias decisiones a partir de lo que los ojos del agente ven.

•Cuando podemos contar con un agente confiable.

¿COMO PAGAR SUS HONORARIOS?

Mi sugerencia es que debe hacerse en forma de pago único, es decir, un monto por los servicios a prestar, exceptuando los costos de hospedaje. Se acuerda con el agente un pago total que puede dividirse en partes de acuerdo a como vayan terminando las etapas del trabajo contratado e independientemente de que el agente fijará el valor de sus servicios, el pago debe estar en base al volumen de trabajo a realizar, los movimientos a los locales de los proveedores y fabricantes, los gastos en insumos y el tiempo empleado.

Es muy importante en esta variante de pago único o pago del paquete prever todos nuestros requerimientos para evitar malos entendidos y reclamaciones del agente por pago insuficiente. No puedes perder de vista que el agente esta en China y tú estás en tu buró. Cualquier discrepancia no solucionada te dejaría el trabajo a medias o sin seguimiento y supervisión.

En otra variante puedes pactar como forma de pago un porciento del valor de la producción contratada y al igual que lo explicado anteriormente debes ser muy preciso con sus funciones y gastos para evitar reclamaciones.